Règlement intérieur

Préambule :

1. Rappel de l’ARTICLE 28 des STATUTS de Loisirs et Culture :

Un règlement intérieur destiné à fixer les modalités de fonctionnement interne de l’Association est adopté par le conseil d’administration conformément à l’article 14. Il peut être modifié à tout moment par le conseil d’administration.

Sommaire

1• TITRE A - Le bureau
 1 - Tenue du classeur "Règlement intérieur"
 2 – Fonctionnement du bureau
 3 - Le courrier (lecture, distribution, classement)
 4 - Les assurances
 5 - Les contrats
 6 - Procédures financières et administratives
 7 - Animations
  8 - Le personnel
  9 - Le matériel
 10 – Le journal « EN AVANT »

2• TITRE B - Les sections (textes communs)

3• TITRE C - Les sections (textes particuliers)
1 - Abat jour – 3D
2 - Anglais
3 - Aquagym
4 - Bridge
 5 - Capoiéra
 6 - Cartes - Belotte, Tarot
 7 - Cartonnage
 8 - Chiffres et Lettres
 9 - Chorale
 10 - Danses bretonnes
 11 - Encadrement
 12 – Gymnastique
 13 – Histoire, Culture et Nature
 14 - Informatique
 15 - Peinture sur soie
 16 - Peinture sur tous supports
  17 - Randonnée
  18 - Scrabble
  19 – Travaux d’aiguilles
  20 - Yoga

Titre A :

TENUE DU CLASSEUR « REGLEMENT INTERIEUR »

1 – Gestion :
1. Le secrétariat est chargé de la bonne tenue du classeur RI. 
2. Tous les membres de l’Association peuvent faire une proposition d’évolution des textes de réglementation par l’intermédiaire de leur coordinateur de section à un membre du Conseil d’administration. Le texte fera l’objet d’une délibération par le conseil d’administration. Après accord du CA, il sera enregistré, puis inséré sous forme de fiche dans le classeur du RI, par le secrétaire.

2 – Formatage des textes :
1. Pour uniformiser les divers textes, ils seront formatés suivant le modèle en annexe.
2. La première ligne : ASSOCIATION " LOISIRS et CULTURE " – Règlement Intérieur (en Arial 14, italique).
3. La seconde ligne : Fiche n°000 (en arial 14, gras) et la date en arial 14. La date est celle de la décision du CA.
4. La troisième ligne est le thème de la fiche (en Arial 14, gras, centré) si le titre est long il peut s’écrire sur deux lignes.
5. Ensuite le texte peut contenir plusieurs chapitres numérotés. La tête de chapitre est en Arial 12 gras et la suite en Arial 12.
6. Le pied de page, dans un encart : RI – classement dans un Titre, classement dans un onglet, le titre condensé, fiche n° suivi de la date (date de décision du CA), la page et le nombre de page que contient la fiche (en Arial 10).
7. Il y a un de pied de page à chaque page.

3 – Enregistrement :
1. Des feuilles d’enregistrement suivent le sommaire du classeur.
2. Les feuilles d’enregistrement contiennent une série de double encart. Dans l’encart supérieur il faut inscrire le TITRE. Dans l’encart inférieur il faut reproduire le pied de page de la fiche. Le numérotage des fiches correspond à l’ordre de l’enregistrement.
3. L’enregistrement peut être manuscrit, pour éviter d’imprimer une nouvelle feuille à chaque insertion de texte.
4. Si un texte est annulé par le CA, il faut noter dans la marge la date de décision du CA et authentifier par une griffe et les initiales.

4 – Copie :
Un seul classeur est suffisant à la condition qu’il y ait deux copies informatiques.

Le courrier

 

1 – Nature du courrier :
1. Courrier de gestion administrative.
2. Courrier interne à l’association.
3. Courrier d’information documentaire.
4. Courriel.

2 – Courrier papier :
1. Le président, le secrétaire, le trésorier et leurs adjoints sont habilités à ouvrir l’ensemble du courrier, à l’exclusion du courrier nominatif.
2. A l’arrivée, le courrier papier, de gestion administrative et interne, est daté, puis enregistré sur le cahier « Arrivée du courrier ». En suite il est distribué dans les bannettes pour être géré par les personnes concernées avant classement dans les dossiers correspondants.

3 – Courrier informatique :
1. L’ordinateur de l’association possède une seule boite aux lettres, celle du fournisseur d’accès. Cette boite aux lettres comporte divers dossiers permettant d’attribuer les messages.
2. Le président, le secrétaire, le trésorier et leurs adjoints sont habilités à ventiler les messages dans les différents dossiers prévus à cet effet ou de les transférer directement vers les personnes concernées.

4 – Départ du courrier :
1. Toutes réponses à un courrier papier ou informatique engageant la responsabilité de l’association, doivent être signées par le président ou par son représentant.
2. Le courrier papier doit être enregistré sur le cahier « Départ du courrier ».

Les manifestations

1 – Types de manifestations :
1   Manifestations organisées par le C.A de l’association :
- Les manifestations dans les locaux communaux : loto,  arbre de noël …
- Les manifestations sur le domaine public de la commune : vide greniers…
2   Manifestations organisées par les sections.

2 -  Manifestations dans les communaux:
  Procédure à respecter :
1. Réserver une salle auprès du bureau « Animation » du centre culturel.
2. Remplir l’imprimé de convention, signé par le président ou son représentant et le remettre au bureau Animation (2 exemplaires).
3. Remplir éventuellement une demande de matériel et la déposer à l’accueil de la Mairie au plus tard 15 jours avant la manifestation.
4. Remplir éventuellement, une demande d’autorisation de buvette temporaire, à l’accueil de la Mairie au plus tard 15 jours avant la manifestation.

3 -  Manifestations sur le domaine public :
Procédure à respecter :
1. Demander par lettre adressée au Maire, la réservation de l’emplacement de la manifestation.
2. Dans le cadre d’une vente occupant une surface supérieure à 300 m², demander par lettre à la préfecture, un arrêté autorisant cette vente. Dans ce cas, sont désignés par le C.A, un régisseur et un régisseur adjoint dont les noms sont communiqués à la Mairie.
3. Remplir éventuellement une demande de matériel et la déposer à l’accueil de la Mairie au plus tard 15 jours avant la manifestation.
4. Remplir éventuellement, une demande d’autorisation de buvette temporaire, à l’accueil de la Mairie au plus tard 15 jours avant la manifestation.

4 -  Manifestations organisées par les sections :
1.   Pour respecter les procédures et les statuts de l’association, chaque section qui organise une manifestation, doit avoir l’aval du président ou de son représentant, au moins 30 jours avant le jour de la manifestation.
2. Pour les déplacements, toute demande d’aide financière doit avoir l’agrément du conseil d’administration.

5 -  Manifestation organisées par le pôle opérationnel :
 Le pôle opérationnel est tenu d’établir un dossier par type de manifestation et d’en piloter l’exécution.

Le matériel

1 – Types de matériels :
1. Matériel consommable.
2. Matériel non consommable.
3. Matériaux spécifiques pour les sections de travaux manuels.

2 – Matériel consommable :
Les consommables sont gérés par le bureau de l’association. Les sections expriment leurs besoins au bureau.

3 – Matériel non consommable :
1. Le matériel non consommable d’une valeur supérieure à 50 €, est suivi par un responsable matériel. L’achat est soumis à la décision du conseil d’administration.
2. Le matériel est enregistré. Le matériel affecté à une section est pris en compte par le responsable de section.
3. Un inventaire du matériel est fait avant l’assemblée générale.
4. Le bureau doit signaler, auprès du responsable matériel, les changements des responsables de section.

4 – Matériaux spécifiques :
Les matériaux spécifiques aux sections de travaux manuels, tel que : carton, peinture, tissus, papier dessin, colle, support etc…, sont à la charge des adhérents. Une avance financière peut être faite par le trésorier pour faciliter les achats en nombre.

5 – Achats de matériels
Tous les matériels sont achetés suite à l’accord du bureau.
Ceux supérieurs à 500€ doivent être validés par le CA.

TITRE C :

Organisation de la section  Randonnée

1 – Organisation :

1. La section randonnée pédestre ne comporte pas de responsable, mais fonctionne de façon collégiale avec des animateurs permanents qui planifient, organisent les différentes manifestations. Ils sont soutenus par des aide- animateurs qui collaborent ponctuellement au déroulement de ces activités.
2. Les animateurs permanents dont le nombre n'est pas fixé, se réunissent au moins quatre fois par an pour élaborer les prévisions des activités. Toutes décisions importantes sont prises en réunion.
3. Le collège des animateurs doit une fois par an établir un bilan sur l’efficacité du mode de fonctionnement de la section et de ses résultats. Ce bilan peut avoir lieu, en fin d’année scolaire de préférence, au cours d’une réunion ordinaire ou particulière.
4. Parmi les animateurs permanents, un volontaire est l'interlocuteur privilégié du bureau de "Loisirs & Culture". Les différentes tâches (relation avec la FFRP, l'édition du "EN AVANT", relation avec la presse et mise à jour du site, manifestations particulières. . .) sont réparties entre les animateurs.

2 - Responsabilités :

1. Les animateurs et/ou les aides animateurs qui encadrent une randonnée ou une autre manifestation, sont responsables du bon déroulement de l'activité entre autre : de la reconnaissance des circuits, du choix du parking de regroupement, de l’annonce dans la presse la semaine précédente et du reportage s’il y a lieu.
2. Pour les balades du mardi après midi sur la presqu'île : Il n'y a pas de responsable désigné.

3 - Collège des animateurs permanents :

1. La liste du collège des animateurs permanents doit être communiquée au bureau de Loisirs & Culture ainsi que toutes modifications apportées à sa composition.
2. L’élargissement ou le renouvellement des animateurs ne peut se réaliser qu’après délibération et avec l’approbation d’au moins la moitié des animateurs du collège.

 

Convention pour randonner.

1 – Assentiment :
Les randonnées et les diverses manifestations sont organisées pour être conviviales et pouvoir se dérouler dans de bonnes conditions de sécurité quel que soit le nombre de marcheurs.
Respectez la nature, ne jetez rien, ne cueillez pas de plante.
Les participants sont tenus de respecter les différentes règles et conseils ci-dessous.

2 – Encadrement :
Un (ou plusieurs) animateur assure le bon déroulement des randonnées ou des manifestations. Sur les programmes, ses initiales sont entre parenthèses. Les randonneurs doivent se conformer aux instructions de l’animateur. Il est nécessaire d’être bien équipé pour randonner.

3 – Niveau des marcheurs :
1. La balade du mardi après midi est préconisée, aux personnes n’ayant pas pratiqué de marche depuis quelques mois ou aux personnes aux capacités physiques un peu justes. Ces balades de 1h30 ne comportent aucune difficulté et se pratiquent uniquement sur la presqu’île.
2. Les randonnées du jeudi sont de deux sortes :
o Les randonnées du jeudi après midi, de 8 à 12 km, ne sont pas de grande difficulté, mais un entraînement régulier est nécessaire.
o Les randonnées le jeudi pour la journée entière, de 18 à 20 km, implique un exercice régulier de la marche et les randonnées du jeudi après midi doivent servir de test et se dérouler sans aucune difficulté.
Au cours des randonnées à la journée il faut porter son sac à dos contenant le pique-nique.

4 – Comment marcher :
Pour être en conformité avec le code de la route (articles, 412-34 jusqu’à 412-43) et pour suivre les instructions données par la FFRP, nous appliquons  les consignes suivantes lorsque les parcours de randonnée ne peuvent éviter des portions de route ouvertes à la circulation automobile :
Marcher à gauche en file indienne ininterrompue animateur en tête et serre-file en queue. Ce sera le procédé le plus utilisé par notre groupe, mais il faut bien respecter la file indienne.
Marcher à droite en rangs serrés, par groupes de 20 m espacés d’au moins 50 m entre eux, avec des responsables désignés pour chaque groupe. Ce mode de randonnée ne convient pas à notre groupe, il sera évité.
Lorsqu’une chaussée est bordée de trottoirs ou d’accotements, nous sommes tenus de les utiliser sans empiéter sur la chaussée.
Les passages pour piétons sont privilégiés.

5 – Certificat médical :
1. Pour permettre à l’association d’assumer son obligation de sécurité, les randonneurs remettront un certificat médical de non contre indication à la randonnée pédestre.
2. Le certificat médical est demandé à compter du 15 septembre de chaque année  pour les renouvellements, et à l’inscription pour les nouveaux randonneurs.
3. Personne ne peut randonner sans avoir remis son certificat.
4. Le certificat médical est remis directement, ou par l’intermédiaire d’un animateur, au bureau de l’association où il est enregistré et archivé par le secrétaire de l’association.

7 – Appel des secours :
Dans le cadre de la randonnée, qui peut se situer dans des endroits d’accès difficiles, il est préférable de faire appel au 112.

8 – Trousse de secours :
L’animateur doit emporter la trousse de secours collective contenant uniquement du matériel.
Le randonneur peut emporter son matériel de base et ses médicaments sous sa propre responsabilité, prescrits ou non par un médecin. Nous conseillons aux randonneurs porteurs d’une affection médicale de garder sur eux une fiche de renseignement indiquant la meilleure conduite à tenir face à un malaise (médicaments spécifiques, gestes à éviter ou à faire etc..).

Conditions générales des voyages et diverses manifestations payantes, organisés par Loisirs & Culture.

1 – Description du voyage, de la manifestation :
1. Une information interne décrit sommairement la prestation.
2. L’information indique le prix pour la prestation et la somme demandée à l’inscription (arrhes).
3. L’information précise toutes les dates et horaires (début d’inscription, fin d’inscription, heure de départ  et l’heure approximative du  retour).
4. L’information doit faire apparaître la taille maximale des participants.

2- Paiement des manifestations :
1. Toute inscription donne lieu à un paiement, soit la totalité du prix, soit des arrhes de 40%.  
2. S’il y a perception d’arrhes, le solde devra être impérativement réglé 30 jours avant la date de départ. La personne n’ayant pas versé le solde à la date convenue est considérée comme ayant annulé son voyage.
3. Si l’inscription intervient à moins de 30 jours du départ, elle doit être accompagnée du règlement total de la prestation.

3 – Annulation par l’adhérent :
1. Un participant à une manifestation peut se faire remplacer. Dans ce cas, il ne subit aucune pénalité. 
2. Si le participant a réglé tout ou partie de la prestation, et qu’il ne peut être remplacé, l’annulation ne donnera pas lieu à remboursement.
3. Les cas particuliers seront étudiés par le bureau.

4 – Annulation par LOISIRS & CULTURE :

1. En cas d’annulation par Loisirs et Culture, pour quelque motif que ce soit, les sommes versées seront remboursées intégralement
2. Aucune indemnité ne pourra être réclamée.

Date de création : 20/04/2008 @ 14:14
Dernière modification : 20/04/2008 @ 14:55
Catégorie : Administration

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